公司设立流程大调查・线上篇:真正的完全无纸化,究竟还多远?

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  • 时间:2020-06-18
公司设立流程大调查・线上篇:真正的完全无纸化,究竟还多远?

正文开始之前,请详阅以下声明:

先说心得,开公司其实⋯⋯没有想像中难啦!但是过程繁琐,然后你需要準备一些些时间、一些小钱和很多的耐心。

在开公司之前⋯⋯

我的线上申请作业都是在经济部的 「公司、商业及有限合伙一站式线上申请作业」 网站上完成的。

公司设立流程大调查・线上篇:真正的完全无纸化,究竟还多远?

这个网站,好的地方在于上头有按步骤的教学,以及导引练习区,能够帮助想开公司的人儘速熟悉。

不过这里需要特别提到的两件事,其一为在我打电话向客服人员询问相关问题时,他们都会提醒,如果可以,最好尽量都以微软作业系统进行资料的填写、表格传输等,以防过程出了差错。

步骤一,公司设立名称预查

现在来说说开公司这件事,开公司主要包含两步骤:「公司设立名称预查」和「公司设立登记」。

「公司名称预查」需要的资料比较简单,申请人的身份、身份证件、地址、电子信箱等,以及决定你要开的是「有限公司」、「股份有限公司」、「无限公司」还是「两合公司」,同时準备五个你预先想好的五个公司名称,并做好公司营业项目的登记。

我所申请的公司名称为「神硬塞传媒股份有限公司,预查时间快的话一至两天,慢则三至四个工作天,申请的营业项目包括管理顾问、资讯软体、资料处理、电子资讯供应服务、一般广告服务、翻译、杂誌期刊出版。

而由于营业项目影响到的会是未来公司所欲提供的产品、服务和主管机关,且不同的营业项目也会有不同的条件门槛,所以在填写营业项目时,不妨先上 经济部公司行号及有限合伙营业项目代码表检索系统 ,概略浏览你可能会需要登记申请的营业项目,以及接下来会遇到的主管机关。

步骤二,公司设立登记

在一开始进入设立登记这部分,首先让人感到困惑的是,上面提供了两种选项,「部分文件上传」及「全部文件上传」。

当我致电网站的系统维运及商工登记业务经济部商工行政谘询专线 412-1166 后,客服人员表示,他们普遍建议大家採用「部分文件上传」。

因为一旦选择「全部文件上传」,你的设立登记表就会是电子档案,上头届时不会出现公司大小章。而这对未来你在和别的客户签约、和银行往来,或者要进行公司名称、营业登记项目变动等,都可能会带来很大的影响。

电话通到这,还真是让我惊讶不已,毕竟我跑的可是线上申请流程呀!但这个「部分文件上传」,可是得把部分文件列印出来填写后,再用扫描机扫描上传,这——只能说是一种半线上、半线下之间的做法,简直是个谜样世界!XDDD

不过总之,作为神硬塞传媒股份有限公司的负责人,我最后还是依照客服人员的建议,乖乖选择了「部分文件上传」。

在申请公司设立的这个阶段, 应备文件 稍微繁琐了些,包括:

  1. 申请书
  2. 其他机关核准函
  3. 发起人会议事录
  4. 董事会议事录及董事会议签到簿
  5. 公司章程
  6. 发起人名册
  7. 董监事愿任同意书
  8. 董监事或其他负责人资格及身份证明文件
  9. 发起人资格及身份证明文件
  10. 会计师资本额查核报告书暨其附件
  11. 建物所有权人同意书正本;租赁契约书;最近一期房屋完税税单影本
  12. 委託会计师签证之委託书影本
  13. 设立登记表
  14. 登记费

而在备齐上述文件之前,我也花了时间去申办 250 元的自然人凭证、300 元刻公司大小章。

另外在所有申办文件中,这里想特别提到的是「会计师资本额查核报告书」。所谓的「会计师资本额查核报告书」,就是你必须请有执照的会计师协助公司进行资本验资,而这个动作简单来说,就是在告诉政府,在你户头的这笔钱确实存在,不是当天钱进户头,就又被转出去,藉此避免掉假开公司之名,行其他违法用途之实的嫌疑。

在这一关,你还需要记得好好比价一番。因为有些会计师事务所是不愿意帮你单做验资这项业务,据我实际比价的结果,如果让会计师帮你跑完一整套公司设立的流程,需要 15,000 元整;单做验资动作的话大概需要 3000 元,而透过朋友,我最后找到只需付费 2000 元就能帮我做验资的会计师。

最后由于我当初选择的是「部分文件上传」,所以直接把相关文件寄给会计师,待他们验资完毕就会提供纸本的报告书给你了;不过要是当时我选的是「全部文件上传」,那幺这份资本额查核报告书,你就必须直接请会计师以他的帐号,帮你在验资完后上传到平台上。

在开公司之后⋯⋯

最后来说说我的心得吧!

申请设立公司,大概花费我一个月的时间,从搞清楚表格里所需填写的资料,到填写、準备,以及等待各种文件的核准时间,期间还包括我会一边处理手上其他工作。但如果是交给会计师协助处理的话,只需我亲自处理的一半时间。

至于这件事到底值不值得想创业的每个人亲自动手做?这个答案倒是见仁见智,只能说什幺都自己来,就是需要多一点点耐心,毕竟在填写文件的时候,有很多小细节是需要注意的。

不过总结来说,我大概整理出几个改善线上进行公司设立登记更好的流程,包括:

公司名称审查太久 ——

这种请教 Google 大神,几秒之内就可以搞定的事,竟让我等了四天,更尤其我走得可是线上申请欸 XDDD

半数位的落伍机制 ——

这大概是我最吃惊的地方,因为一般说到「线上」,大家大多以为只需打开电脑快速填一填资料就可搞定,不过实际上的状况却是线上的登记流程不一定比线下快,因为相较于透过纸本临柜申请的同事,我得要準备一台非 Mac 笔电,有自然人凭证,还要一台扫描机,甚至还要搞清楚所谓的「部分文件」上传,是哪部分要上传?哪部分不用?

验资这件事真的有达到它实际上的目的吗? ——

这是一件特别值得大家去思考的事情,因为最初政府是希望透过资本查核,防堵有人开空头公司去进行诈骗、节税等不法利用,但实际上的状况却是一家经过资本额查核没有问题的公司,也仅仅只是代表了他的资金在一开始没有问题,并不表示这家公司在后续的资金用途上没有问题;又或者说不管是谁,包括会计师,对于创业者的五花八门的创业动机都难以觉察其异样,所以光是验资这样一个的动作,是难以遏止其原本设立的目的的,那幺我们可不可能有更多其他的方式去完善又或去替代?不然所有的人开公司都要负担验资的成本,却又没有实质效益,对创业者来说其实就是资源上的一大浪费。

公司设立登记的文件是否过度繁琐? ——

就我向会计事务所请教了解到的,一般平均交给他们协助处理设立登记的话,大概需要两週的时间,然究其根本,当然是因为我上述所列出的 14 份文件需要时间準备。假若今天站在政府的立场思考,每一份文件必定有其存在的原因与意义;但若今天站在一个创业者的角度来看,我大概真的只能从上述这些文件里,看到一堆艰涩难懂的字彙,以及旷日费时、複杂繁琐的手续,所以如果让我许愿的话,我大概会希望所填写的文件能够在精简明确的原则下,能少则少吧!

而在公司设立程序完成之后,接下来还需向国税局进行税籍登记,以及要是你之后会聘僱员工的话,还得进行劳工保险、国民健康保险投保申请、劳工退休金开户等,不过我的任务就只到公司完成设立的部分。

最后的最后,想跟大家分享的是,为了完成我的任务,我的神硬塞传媒股份有限公司所找来的董事和监察人可都是我的老闆、主编和同事 XDDD,这倒是一个有趣的体验。不过公司之后会不会真的营运,就看有没有天使投资人投资啦!不然,就只是一个奇妙的回忆吧!